Inventario de sistemas de IA: cómo crearlo paso a paso (con campos mínimos)
Casi todo en el gobierno de la IA empieza por una pregunta sencilla: ¿qué sistemas de IA tenemos? Sin esa lista no puedes clasificar riesgos, formar al equipo ni responder a un cliente o a una inspección. Aquí tienes cómo crearla en pocas semanas.
Para qué sirve (la analogía del inventario de almacén)
Un almacén sin inventario no sabe qué tiene, qué caduca ni qué falta. Con la IA pasa igual: aparecen herramientas en departamentos, funciones nuevas en el software de siempre y pruebas que se quedan en producción. El inventario es la fuente única de verdad sobre qué IA hay, para qué se usa y quién responde de ella.
Qué entra en el inventario
- Sistemas que desarrollas o entrenas tú.
- Sistemas de terceros que contratas o usas (modelos, APIs, plataformas).
- Funciones de IA integradas en herramientas que ya usabas (CRM, ofimática, RR. HH.).
- Pilotos y pruebas, incluso los informales.
- Agentes de IA con capacidad de actuar; para estos conviene una ficha más detallada, como explicamos en la guía de agentes.
Campos mínimos de cada ficha
- Identificación: nombre, versión, proveedor, fecha de alta.
- Finalidad y proceso de negocio al que da servicio.
- Responsable (persona o área) y quién lo supervisa.
- Datos: tipos usados, si hay datos personales o especialmente sensibles, origen y dónde se alojan.
- Personas afectadas: clientes, empleados, candidatos, ciudadanía.
- Nivel de riesgo provisional según el AI Act y su justificación (ver AI Act).
- Supervisión humana: quién revisa y cuándo.
- Contrato y proveedor: condiciones sobre datos y entrenamiento, incidencias.
- Evidencias: evaluaciones realizadas (EIPD, FRIA), formación, registros.
- Estado y revisión: activo, en prueba o retirado; fecha de la última revisión.
Cómo encontrar la IA que ya tienes
- Pregunta a los equipos con un formulario breve («¿qué herramientas con IA usas y para qué?»).
- Revisa compras y contratos con Finanzas y TI: suscripciones, licencias, nuevas funciones.
- Mira el tráfico y los inicios de sesión en herramientas conocidas, con respeto a la normativa laboral y de privacidad.
- Cruza con el registro de tratamientos del RGPD: muchos sistemas de IA tratan datos personales.
Para el caso de herramientas no autorizadas, lee la guía de shadow AI.
Quién lo mantiene y cómo se conecta con lo demás
El inventario necesita un responsable (suele ser el rol de gobierno de la IA o cumplimiento) y un propietario por sistema que actualiza su ficha. Es la base de la clasificación de riesgo, de la auditoría interna, de la gestión de incidentes y de la política de uso.
Empezar pequeño
No esperes una herramienta cara: una hoja de cálculo bien diseñada, con propietario y fecha de revisión, funciona para empezar. Cuando crezcas, valora un catálogo; mira la guía para elegir herramienta.
Preguntas frecuentes
¿El AI Act obliga a tener un inventario?
No lo menciona como tal de forma general, pero sin él es difícil cumplir otras obligaciones.
¿Incluye la IA de terceros?
Sí, y las funciones de IA integradas en software que ya usabas.
¿Cada cuánto se actualiza?
Con cada cambio relevante y con revisión completa al menos una vez al año.
Contenido informativo y orientativo; no constituye asesoramiento jurídico. Revisa tu caso con un profesional cualificado.
¿En qué punto está tu Data Governance?
Diagnóstico gratis con tus gaps prioritarios, más el autodiagnóstico y la calculadora de ahorro del camino de Data Governance.