Datos de personas correctos y protegidos
Plantillas que cada área cuenta de una forma, fichas incompletas, accesos que nadie revisa y datos que se guardan más de lo necesario. Cómo detectar y corregir los problemas de calidad del dato en Recursos Humanos.
Los 5 problemas más habituales
Los datos de RR. HH. afectan a la nómina de cada persona y son datos personales: un error se nota enseguida y tiene más consecuencias.
La plantilla no cuadra entre áreas
RR. HH., nómina y finanzas dan un número distinto de personas porque cuentan con criterios o fechas de corte diferentes.
Cómo detectarloCompara, a la misma fecha, la plantilla del sistema de RR. HH., la de nómina y la de finanzas.
Fichas incompletas o desactualizadas
Puesto, centro, responsable o categoría sin actualizar tras un cambio. Afecta a la nómina, al organigrama y a los permisos.
Cómo detectarloPorcentaje de fichas con los campos obligatorios y cambios registrados con retraso.
Altas y bajas que no llegan a todos los sistemas
Una persona que se fue y sigue con acceso a los sistemas, o una incorporación que no aparece en la nómina del mes.
Cómo detectarloCuentas de usuario activas de personas dadas de baja y altas sin nómina.
Accesos a datos personales sin control
Demasiada gente puede ver salarios, ausencias o evaluaciones, y nadie revisa los permisos.
Cómo detectarloNúmero de personas con acceso a datos sensibles y fecha de la última revisión de permisos.
Datos guardados más tiempo del necesario
Currículos de candidatos de hace años y expedientes de antiguos empleados sin plazo de borrado.
Cómo detectarloRegistros que superan el plazo de conservación definido para su tipo.
¿Reconoces alguno?
Mide tu área con la checklist gratuita: 20 comprobaciones con puntuación automática.
Descargar la checklist →Qué indicadores vigilar
Ocho indicadores para la ficha del empleado, las altas y bajas y los accesos. Los umbrales son un punto de partida: ajústalos a tu empresa.
| Indicador | Cómo se calcula | Umbral de partida |
|---|---|---|
| Diferencias de plantilla sin explicar | Personas de diferencia sin explicar entre RR. HH., nómina y finanzas ÷ plantilla | 0 % |
| Fichas completas | Fichas con todos los campos obligatorios ÷ empleados activos | más del 98 % |
| Cambios registrados a tiempo | Cambios registrados antes de su fecha de efecto ÷ cambios | más del 95 % |
| Accesos cerrados al salir | Bajas con accesos cerrados el último día ÷ bajas | 100 % |
| Altas completas a tiempo | Altas con ficha completa antes del primer día ÷ altas | más del 95 % |
| Permisos revisados | Sistemas con datos de personas con permisos revisados en 6 meses ÷ sistemas | 100 % |
| Datos fuera de plazo | Registros que superan su plazo de conservación ÷ total | 0 % |
| Empleados duplicados | Personas con más de una ficha ÷ empleados | 0 % |
Por dónde empezar, en tres pasos
Cada paso enlaza con la guía y, cuando existe, con la plantilla ya hecha.
Concilia la plantilla
Compara a la misma fecha la plantilla de RR. HH., nómina y finanzas, y mide cuántas fichas están completas.
Accesos y plazos
Revisa quién puede ver datos sensibles, cierra los accesos de quien se ha ido y define cuánto tiempo se guarda cada tipo de dato.
Reglas y responsables
Escribe las reglas de la ficha del empleado y del proceso de altas, cambios y bajas, y nombra quién responde de cada dato.
Preguntas frecuentes
¿Quién es responsable de los datos de los empleados?
RR. HH. responde de la ficha del empleado; nómina, de los datos retributivos; y TI, de que los accesos se apliquen como se ha decidido. Cada dato necesita un responsable claro.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los datos de empleados y candidatos?
Depende del tipo de dato y de las obligaciones legales (laborales, fiscales y de seguridad social). Define un plazo por tipo de dato y revísalo con tu asesoría o con quien lleve la protección de datos.
¿Por qué no coincide la plantilla entre RR. HH. y finanzas?
Normalmente por criterios distintos: personas frente a jornadas completas equivalentes, fechas de corte diferentes o contratos temporales contados de otra forma. Pactad una definición y una fecha de corte comunes.
¿Puedo usar datos de empleados en herramientas de IA?
Con cuidado: son datos personales, y algunos usos en el ámbito laboral, como la selección o las decisiones sobre trabajadores, se consideran de alto riesgo en el AI Act. Antes, revisa la base legal, usa solo los datos necesarios y valora anonimizarlos o seudonimizarlos.
¿En qué punto está tu gobierno del dato?
El diagnóstico gratuito te dice qué priorizar en cinco minutos.